ABC rachunkowości. Co to jest faktura proforma?

Jeżeli szukasz odpowiedzi na pytanie czy faktura proforma jest wiążąca, skieruj się w to miejsce.

Wszyscy, którzy prowadzą własną firmę, ale również i gros osób realizujących zakupy przez internet, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym de facto jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.

Czy faktura proforma jest zobowiązująca?

Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, stąd nieraz można spotkać się z objaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się natomiast zostawić ją na przykład w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, będący formą zapowiedzi pewnej oferty. Nie stanowi potwierdzenia nabycia artykułów ani wykonania usługi, zatem w myśl przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, ponieważ dotyczy sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie była zrealizowana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą w każdej chwili być zmodyfikowane.

Jak wygląda i kiedy wolno wystawić fakturę proforma?

Faktura proforma zawiera analogiczne dane i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:

  • datę oraz miejsce,
  • dane kontrahentów (wystawcy oraz odbiorcy),
  • nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
  • wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana także słownie,
  • informacja o kwocie ewentualnych zniżek,
  • stawka i naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • określenie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie terminu dostarczenia towaru bądź wykonania usługi.

By łatwo można było odróżnić ten dokument od ostatecznej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę należy oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Powinno się także mieć na uwadze, iż ten typ faktury nie zwalnia z konieczności przekazania klientowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, gdy klient wpłaci już zaliczkę lub zapłaci w całości za przedmiot transakcji.